E-Rechnung B2B
XRechnung oder ZUGFeRD? Welches Format wann wirklich richtig ist
Was drin steht
- Beide Formate erfüllen die deutsche E-Rechnungs-Pflicht. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist PDF mit eingebettetem XML — der praktische Unterschied liegt in der Lesbarkeit für Menschen ohne Spezial-Software.
- Faustregel: Wer an die öffentliche Hand schickt, nimmt XRechnung (Pflicht-Standard für Behörden). Wer im B2B-Bereich an Mittelständler oder Kleinbetriebe schickt, fährt mit ZUGFeRD oft entspannter, weil der Empfänger eine sichtbare PDF bekommt.
- Beim Empfang gilt seit 01.01.2025 die Annahmepflicht: Jeder B2B-Empfänger muss strukturierte E-Rechnungen annehmen können — egal ob XRechnung oder ZUGFeRD.
- Die Visualisierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber praktisch unverzichtbar. XRechnung-XML ist ohne Visualisierungs-Werkzeug für Menschen nicht lesbar — wer die Pflicht-PDF nicht zusätzlich liefert, ärgert seine Empfänger.
- Die Übergangsfrist für reine Papier- oder PDF-Rechnungen läuft bis 31.12.2026 (mit Einschränkung) bzw. 31.12.2027 (kleine Anbieter). Ab 01.01.2028 ist nur noch strukturierte E-Rechnung erlaubt — der Wechsel kommt früh genug, dass jetzt geplant werden sollte.
Seit dem 01.01.2025 musst du als B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können. Damit kommt eine Frage auf den Tisch, die viele Mittelständler bisher nicht beantworten mussten: XRechnung oder ZUGFeRD? Hier kommt der Klartext: was die beiden Formate unterscheidet, wann welches besser passt, und welche Stolperfallen sich rächen.
Was die zwei Formate sind
XRechnung — reines XML
XRechnung ist ein vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegter rein strukturierter Datensatz. Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach EN-16931-Standard. Für Menschen ist sie nicht direkt lesbar — du brauchst eine Visualisierungs-Software, die das XML in eine menschenlesbare Ansicht (z. B. PDF oder HTML) übersetzt.
XRechnung ist Pflicht-Standard für Rechnungen an Bundesbehörden seit 27.11.2020, an die meisten Landesbehörden seit 18.04.2020. Wer öffentlich-rechtlich abrechnet, kommt an XRechnung nicht vorbei.
ZUGFeRD — Hybrid-Format
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei (PDF/A-3), in die ein XML-Datensatz eingebettet ist. Du siehst die PDF wie eine klassische Rechnung — drin steckt aber zusätzlich die strukturierte Maschinen-Information.
Vorteil: Mensch und Maschine sehen beide ihre Lesart. Empfänger ohne Spezial-Software können die PDF wie gewohnt öffnen. Empfänger mit Buchhaltungs-Anbindung können das XML automatisch verarbeiten.
Die Unterschiede in der Praxis
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | .xml | |
| Menschen-lesbar ohne Werkzeug | nein | ja |
| Pflicht-Standard für Behörden | ja | nur in bestimmten Profilen |
| Akzeptiert im B2B-Bereich seit 01.01.2025 | ja | ja (ab Profil EN 16931) |
| Bevorzugt im B2B-Alltag | nein | ja (besser handhabbar) |
Welches Format du wann nehmen solltest
Wenn du an die öffentliche Hand abrechnest
XRechnung — alternativlos. Die meisten Behörden akzeptieren ausschließlich XRechnung oder ZUGFeRD im Profil „EN 16931“ aufwärts. Erste Wahl: XRechnung. Zweite Wahl: ZUGFeRD-Profil EN 16931 oder höher.
Wenn du an Mittelständler oder Kleinbetriebe abrechnest
ZUGFeRD ist im Alltag entspannter — dein Empfänger sieht die gewohnte PDF, kein „komische XML-Datei, was soll ich damit“. Wer ZUGFeRD verschickt, erfüllt die E-Rechnungs-Pflicht und erhält gleichzeitig die menschliche Lesbarkeit. Bei großen B2B-Kunden mit eigener Beleg-Verarbeitung kommt es vor, dass sie ausdrücklich XRechnung wollen — dann nach Absprache umstellen.
Wenn dein Buchhaltungs-System ein Format bevorzugt
Viele DATEV-, Lexware- und SaaS-Buchhaltungs-Werkzeuge unterstützen beides, haben aber intern eine Default-Auslieferung. ZUGFeRD ist der häufigere Default. Wer auf Default-Auslieferung setzt, ist mit ZUGFeRD meist auf der sicheren Seite — solange die Behörden-Ausnahme bekannt ist.
Was beim Empfang gilt
Seit 01.01.2025 muss jeder B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen annehmen können. Konkret heißt das:
- Eine E-Mail-Adresse, an die XRechnung und ZUGFeRD geschickt werden können (oft `rechnung@firma.de`),
- Eine Möglichkeit, die strukturierten Daten zu verarbeiten oder mindestens zu archivieren (10 Jahre, wie bei Papier-Rechnungen),
- Ein Verfahren, die Rechnung an die Buchhaltung weiterzuleiten — egal ob Mensch oder Software.
Wer einen Mitarbeiter hat, der ZUGFeRD-PDFs heute schon manuell ins DATEV-Postfach legt, hat die Annahmepflicht praktisch erfüllt. Wer XRechnung bekommt, braucht zusätzlich ein Visualisierungs-Werkzeug (oder muss den Lieferanten bitten, künftig ZUGFeRD zu schicken — was Lieferanten meist gerne machen).
Die Visualisierung — der unterschätzte Streitpunkt
XRechnung-XML ist für Menschen nicht direkt lesbar. Wenn du als Lieferant XRechnung verschickst und keine Visualisierung mitlieferst, hat dein Empfänger ein Problem: Er sieht eine kryptische XML-Datei, kann den Rechnungsbetrag nicht überprüfen, kann nicht freigeben. Die Folge: lange Diskussionen, verzögerte Zahlungen, schlechte Stimmung.
Pragmatische Lösungen:
- ZUGFeRD statt XRechnung schicken — wenn der Empfänger keine eigene Visualisierungs-Software hat,
- Zusätzlich eine PDF-Visualisierung anhängen — Eigentlich nicht nötig, aber pragmatisch nett,
- Link auf eine Online-Visualisierungs-Seite mitschicken — wirkt halbprofessionell, ist aber besser als gar nichts.
Die Übergangsfristen — und was 2028 kommt
- Bis 31.12.2026: Wer als Rechnungs-Aussteller weiter Papier oder unstrukturierte PDF schickt, darf das mit Zustimmung des Empfängers. Empfänger müssen aber strukturierte E-Rechnung annehmen können (Empfangs-Pflicht).
- Bis 31.12.2027: Kleine Anbieter (Vorjahres-Umsatz unter 800.000 Euro) dürfen weiter Papier/PDF schicken. Größere Anbieter müssen ab 01.01.2027 verschicken.
- Ab 01.01.2028: Strukturierte E-Rechnung Pflicht für alle B2B-Geschäfte. Papier und unstrukturierte PDF sind dann steuerlich nicht mehr abzugsfähig.
Wer jetzt umstellt, hat den Übergang in Ruhe — wer bis 2027 wartet, kommt in den Stau, weil dann alle gleichzeitig umstellen.
Was du jetzt prüfen kannst
- Wie kommen heute Rechnungen ins Haus? Papier-Post? Mail mit PDF? Schon strukturiert? Mach den Status quo fest.
- Welches Buchhaltungs-Werkzeug nutzt du? DATEV Unternehmen Online, Lexware Office, ein SaaS-Tool? Was kann es schon, was nicht?
- Hast du eine E-Mail-Adresse für Rechnungs-Eingang? Wenn nein, anlegen — das ist die einfachste Empfangs-Möglichkeit für ZUGFeRD und XRechnung.
Was Hannes daraus macht
Wir prüfen für Mandanten, welche Buchhaltungs-Anbindung schon E-Rechnung kann und welche nicht — und welcher Umstellungs-Pfad in der konkreten Konstellation der kürzeste ist. Bei eigenen Website-Projekten ist die E-Rechnungs-Vorbereitung (Rechnungs-E-Mail, ZUGFeRD-Auslieferung aus dem Shop, DATEV-Anbindung) Teil der Standard-Auslieferung. Wer eine eigene Shop-Auslieferung mit Rechnungs-Versand braucht, bekommt die ZUGFeRD-PDF gleich mit eingebautem XML — kein Aufpreis.
Wenn du wissen willst, wo dein Stand ist: frag Hannes — er sagt dir, ob deine Site einen sauberen E-Rechnungs-Pfad (z. B. „Rechnungen an rechnung@beispiel.de“) hat. Wer eine Buchhaltungs-Anbindung neu aufsetzen will, buch einen Termin.
Häufige Fragen
Muss ich für die Annahmepflicht 2025 ein eigenes Werkzeug kaufen?
Reicht es, wenn ich Rechnungen weiter als PDF aus meinem CRM verschicke?
Was, wenn mein Empfänger XRechnung verlangt, ich aber nur ZUGFeRD verschicken kann?
Was ist mit Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro?
Müssen Rechnungen an Privatkunden (B2C) auch elektronisch werden?
Was passiert, wenn ich die Annahmepflicht ignoriere?
Das regeln wir — so sieht das bei uns aus.
Unsicher, wo deine Seite steht? Frag Hannes — er schaut sie sich an und sagt dir ehrlich, was zu holen ist.